Pienyritys Skafo valitsi Impactin raportointityökalukseen
Skafo Oy on pääkaupunkiseudulla toimiva yhden hengen yritys, joka tekee muun muassa konsultointia ja lakisääteisiä tarkastuksia pääosin rakennusalalla operoiville yrityksille. Pienyrityksen takana vaikuttaa Toni Vepsäläinen, joka on käyttänyt Impactia nyt noin puolitoista vuotta olennaisena osana päivittäistä työtään. Hän on vakuuttunut siitä, miten Impact on sopinut Skafon kaltaisen pienyrityksen käyttöön.
– Yritykseni tarpeena oli oikeastaan vain saada raportointityökalu, jolla voi kirjata työsuorituksia. Impact on tässä tehtävässä hyvin kätevä, koska voin liittää sinne kuvia, tekstiä ja aikamääriä, jolloin kaikki tiedot pysyvät tallessa ja minun on helppo tehdä asiakkaalle kattava työraportti. Myös asiakkaani ovat kokeneet Impactilla tehdyt raportit erittäin toimivina, Vepsäläinen kertoo.
Vaikka Impact on kehitetty mahdollisimman monenlaisten yritysten tarpeita silmällä pitäen, sen hyödyntäminen pienyrityksessä ei ole kaikkein tavanomaisinta. Ajatus ratkaisun käytöstä Skafon toiminnassa syntyi kuitenkin helposti, koska Impact oli Vepsäläiselle tuttu aiempien asiakkaiden kautta ennen yrittäjäksi ryhtymistä. Hän tiesi kokemuksesta, että Impactin ominaisuuksia voi muokata laajasti tarpeen mukaan. Siksi siirtyminen Impactin käyttöön sujui vaivattomasti, vaikka hänen oma käyttönsä poikkeaakin totutusta.
– Käytän Impactia hieman toisin kuin mihin se on alun pitäen kehitetty. Olen luonut Impactiin eri asiakkuuksia, kohteita ja niille erilaisia tarkastus- ja raporttipohjia, joita olen muokannut asiakkaideni toiveiden pohjalta. Esimerkiksi tarkastuksia tehdessä täydennän Impactiin luomaani tarkastusraporttia ja lisään sinne kuvia. Myöhemmin vien raportin pdf-tiedostoksi, jonka liitän sitten asiakkaan laskulle, Vepsäläinen kertoo.
Olen luonut Impactiin eri asiakkuuksia, kohteita ja niille erilaisia tarkastus- ja raporttipohjia, joita olen muokannut asiakkaideni toiveiden pohjalta. Esimerkiksi tarkastuksia tehdessä täydennän Impactiin luomaani tarkastusraporttia ja lisään sinne kuvia. Myöhemmin vien raportin pdf-tiedostoksi, jonka liitän sitten asiakkaan laskulle."
Toni Vepsäläinen, Yrittäjä
Impactin ominaisuudet helpottavat pienyrittäjän arkea ihan joka päivä
Skafon toiminnassa Impactin käyttö on ollut alusta lähtien niin helppoa ja selkeää, että Vepsäläinen ei ole kokenut tarvetta varsinaiselle asiakastuelle. Niinä muutamina kertoina, kun hän on kohdannut järjestelmään liittyviä pulmatilanteita, hän on saanut apua Impactin asiakaspalvelusta. Vepsäläinen pitää hyvänä Impactin jatkuvaa kehitystyötä asiakkaiden kehitysideoiden pohjalta, vaikka hänellä harvoin onkaan tarvetta hyödyntää Impactin uusimpia päivityksiä Skafon toiminnassa.
Ratkaisun käyttöönoton jälkeen Impact on osoittanut, että se on korvaamaton apu monenlaisia työtehtäviä eri sijainneissa laajalle asiakaskunnalle suorittavalle pienyrittäjälle. Vepsäläisen mielestä Impactin käyttö hyödyttää Skafon toimintaa kokonaisvaltaisesti ja hän käyttää sitä jopa toiminnanohjausjärjestelmänä.
– Olen tehnyt Impactista myös eräänlaisen erp-ratkaisun, joka ohjaa omaa työtäni. Työtehtäviini kuuluu, että teen asiakkailleni vuosittain toistuvia lainmukaisia tarkastuksia ja tarkastuspöytäkirjoja. Saan Impactista notifikaatiot näistä töistä, kun ne ovat jälleen ajankohtaisia, Vepsäläinen selittää.
Impactin helppokäyttöisyys säästää Skafon toiminnassa aikaa ja vaivaa ihan joka päivä.
– Pystyn Impactilla tekemään selkeitä ja hyviä raportteja, joissa on kuvia tekstin tueksi, sekä muokkaamaan raporttipohjia tarpeen mukaan. Parasta on, että voin tehdä tämän kaiken puhelimella siellä missä olen, esimerkiksi työmaalla. Nopeimmillaan siihen menee alle minuutti. Lisäksi voin jatkaa asiakirjan muokkaamista helposti myöhemmin esimerkiksi toimistolla. Kätevää on myös se, että kaikki Impactiin syötetty tieto tallentuu sinne ja on myöhemmin helposti löydettävissä, Vepsäläinen kiittelee.
Impactista löytyy useita valmiita raporttipohjia
Impactista löytyy useita valmiita raporttipohjia, joita voi vapaasti muokata omia tarpeita vastaavaksi. Valmiita raportointipohjia ovat mm.:
- 5S Työpaikkakierros (5S-työkalun nimi tulee sen sisältämästä viidestä eri vaiheesta: sortteeraus, sijoitus, siivous, standardisointi ja seuranta)
- Asiakaspalaute
- Elmeri+ (havaintomenetelmä työtapojen ja työskentely-ympäristön tarkasteluun)
- Gemba-lomake (prosessin tarkastelu käytännössä eli siellä missä työ suoritetaan)
- Havaintoilmoitus ja -kierros
- Kehitysidea
- Kirjallinen varoitus
- Laatuhavainto
- Läheltä piti -ilmoitus
- Kunnossapitotarkastuksen mittarit MVR (maa- ja vesirakennustyömaat) ja MVRS (sähköverkon rakennustyömaat)
- Palotarkastuslomake
- Pikariskinarviointi: Henkilönostot, Työkoneauditointi ja Työn aloituslista
- Riskinarviointi: Koneturvallisuus ja Työturvallisuus
- Tapaturmailmoitus
- TR-mittari
- Tulityölupa
- Turvallisuushavainto ja -tuokio
- Tuumaa hetki
- Työmaapäiväkirja: Urakoitsija
- Työturvallisuuskierros – Avoin lista
- Whistleblow-lomake
- Ympäristöhavainto
Mikäli valmiista pohjista ei löydy sopivaa, on uusien raportointipohjien luominen helppoa ja nopeaa. Niitä voi käden käänteessä luoda itse, ilman eri veloituksia. Kaikille raporttipohjille saa määriteltyä uniikit käsittelyprosessit.
