Monesti organisaatioissa ymmärretään tiedolla johtamisen tärkeys ja merkitys, mutta se, mitä konkreettisia hyötyjä datasta ja sen käyttämisestä päätöksenteon tukena on, ei olekaan täysin kristallin kirkasta.
HSEQ (Health, Safety, Environment, Quality) -toiminnassa tiedolla johtaminen tarkoittaa ajantasaiseen ja laadukkaaseen tietoon perustuvaa päätöksentekoa – käytäntöjä, jossa terveyteen, turvallisuuteen, ympäristöön ja laatuun liittyviä päätöksiä tehdään analysoimalla ja hyödyntämällä kerättyä tietoa. Kerättyjä tietoja ovat esimerkiksi tapaturmat, sairaudet, ympäristövaikutukset ja laatupoikkeamat. Kun organisaatiossa on dataan pohjautuva kulttuuri, siellä tehdään nopeampia ja parempia päätöksiä. Päätöksiä, jotka perustuvat saatuun faktaan.
Mikä on tiedolla johtamisen tarkoitus ja mitä hyötyä siitä on?
Tiedolla johtamisen tarkoitus on, että kerätyn datan perusteella pystytään tunnistamaan trendejä, riskejä ja mahdollisia parannuskohteita sekä ennakoimaan eri toimenpiteiden ja tapahtumien syy-seuraussuhteita ja vaikutusta tulevaisuuteen. Parhaimmillaan tiedolla johtaminen parantaa yrityksen turvallisuuskulttuuria ja toimintatapoja entistäkin ennakoivaksi. Tiedolla johtaminen auttaa kehittämään organisaation HSEQ-toimintaa ja kohdentamaan panoksia sinne, missä niistä saadaan suurin hyöty.
Esimerkki tiedolla johtamisesta HSEQ-toiminnassa:
Havaintojen tyypit ja niiden juurisyyt.
Käytännön esimerkkejä tiedolla johtamisesta
Organisaation työntekijät ovat tehneet systemaattisesti havaintoja, ja esihenkilöt ovat käsitelleet havaintoja saamansa ohjeistuksen mukaan. Mitä sitten tehdään? Saadun tiedon pohjalta voidaan tehdä organisaatiossa johtopäätöksiä ja/tai korjaavia toimenpiteitä:
- Minkä tyyppisiä havaintoja organisaatiossa tehdään?
- Miksi tietyn tyyppisiä havaintoja tehdään eniten/vähiten?
- Missä liiketoiminnoissa/tiimeissä havaintoja tehdään suhteessa muihin?
- Milloin tehdään eniten havaintoja? Tuleeko havaintoja kesäaikaan eniten, koska rakennus/vuosihuoltokausi on käynnissä? jne.
Havaintojen juurisyyt taas antavat organisaatiolle mahdollisuuden korjata havainnoissa esiintyvät juurisyyt systemaattisesti:
Organisaatiossa havaintoja on käsitelty esihenkilöiden toimesta ja saadun datan perusteella nähdään, että suurin havaintojen juurisyy on Siisteys ja järjestys. Saadun tiedon perusteella organisaatio voi selvittää syyt tämän takana ja määrittää korjaavat toimenpiteet, jotta siisteyden ja järjestyksen havainnot saadaan karsittua seuraavasti:
Miksi suurin juurisyy havainnoille on juuri Siisteys ja järjestys?
- Onko taustalla esim. toimintatavoissa, ohjeistuksissa, käytännöissä puutteita tai epäselvyyttä?
- Esiintyykö tehdyissä havainnoissa jotakin teemaa?
Kun taustalla olevat juurisyyt on selvitetty, organisaatio voi määrittää toimenpideohjelman, mitä voisimme tehdä paremmin jatkossa:
- Tarkastuskierroksiin mukaan hitsaamoiden siisteys tarkastukset
- Turvavarttimateriaalin uutta materiaalia aiheesta siisteys ja järjestys työmailla sekä turvavartin pitäminen tiimeissä aiheen tiimoilta
- Toimintatapojen ja ohjeiden päivittäminen ja kertaus tiimeissä
- jne.
Kun korjaavat toimenpiteet on laitettu käytäntöön » ajan mittaan Siisteyden ja järjestyksen havainnot laskevat » Tiedolla johtaminen saa konkreettisen lopputuloksen ja merkityksen
Dataan perustuva tiedolla johtaminen ei ole pelkästään organisaation johdossa olevien henkilöiden asia. Tiedolla johtaminen kuuluu kaikille organisaatiossa. Visuaalista dataa kannattaakin käyttää raportointien lisäksi esim. yrityksen intrasivuilla, kuukausiraporteissa ja infonäytöillä. Tämä lisää tietoisuutta asiasta organisaation sisällä ja pitkällä aikavälillä muuttaa myös kulttuuria.
Tiedolla johtaminen tuppaa olemaan tiettyjen resurssien esimerkiksi talousyksikön tai BI-tiimin hallussa. mutta yhtä lailla HSEQ-managerin ja/tai esihenkilön pitäisi pystyä johtamaan omaa toimintaansa datan avulla. Tiedolla johtamisen pitäisikin tavoittaa kaikkia eri rooleja organisaatiossa, muuten täysi potentiaali jää hyödyntämättä. Tästä esimerkkinä Havaintokierrokselta korjaavien toimenpiteiden seuranta:
Havaintokierroksia on tehty esihenkilöiden ja toimihenkilöiden voimin eri tiimeissä. Kuvaajista voidaan nähdä tehtävien tilanteet kokonaisuudessaan sekä toimipaikoittain. Saadun datan perusteella tukea ja apua voidaan ohjata niihin kohtiin, joissa sitä eniten tarvitaan.
Kirjoittaja:
Valtteri Partanen,
Tuotepäällikkö, Kiwa Impact™
