Kiwa Impact – Privacy policy

Registrar
Kiwa Impact Oy, PO Box 1000, 00581 Helsinki, tel. +358 10 521 600, support@kiwaimpact.com
In this document, ”Service Provider”.

Contact person in matters concerning the register
Valtteri Partanen, PO Box 1000, 00581 Helsinki, tel. +358 10 521 600, support@kiwaimpact.com

Purpose of personal data processing

The Service Provider registers the information the Service Provider needs about its customers and users of the Kiwa Impact service to maintain and develop the service. The areas of use of the data are the contacts and notifications necessary for the above topics, as well as mailings (incl. communication for service updates).

The customer records the personal data needed for use in accordance with the service request ”Registry information content”. In addition to what is described, the customer can enter other personal information in the service according to the service they need.

Data content of the register

The type of personal data and the group(s) of data subjects are defined as follows:

1. Organization-specific main user of the service (Registrar: Service Provider)
2. Other users created for the service by the customer (Registrar: customer. Data processor: Service Provider)
3. Responsible persons registered in the service by the customer (Registrar: customer. Data processor: Service provider)

Users of the service (groups 1 and 2) can be saved

• Name
• Email address
• IP address
• Location with city or municipality accuracy based on IP address
• The browser and operating system used
• Timestamps of login moments
• Timestamps of changes made to the information content of the service

Group 3 can be saved

• Name
• Email address

Regular sources of information
The service provider receives the information from the registrants themselves.

Regular transfers of information
Subsets of all registered data (in practice only the name) are shown to data subjects upon request. The main users of the customer organization can see all the information of their own organization and the image. The main users of the service provider (e.g. user support) can see all the information of all the organizations.
The service provider’s customer satisfaction surveys can be accessed via the email address of the customer’s main users.
An email address list will be compiled from customer’s main users contact information.

Data transfer outside the EU or EEA
The information collected in the register is not transferred outside the EU or the European Economic Area.

Principles of register protection and data storage
The Service does not record sensitive or confidential personal data by the Service Provider. The customer of the service is responsible for classifying the personal data under his own control in the service in accordance with his own principles.

The address list is protected in accordance with the protection of the Service Provider’s temporary personal data register of general companies.
Only registered users can log in to the service by entering the person’s username and password. The information cannot be accessed by outsiders, nor by the customer or the Service Provider’s persons who do not have credentials for the service.

12 months after the end of the service contract, the Service Provider anonymizes or deletes all personal data included in the scope of the contract, unless the law requires the Service Provider to keep the personal data or unless the Service Provider’s legitimate interest requires the data to be stored.

In order to resolve possible disruptions (incl. information security disruptions), log data for the use of the service is stored for at least 12 months.

Right of inspection
The registered person has the right to check her data stored in the personal register. The inspection request is made in writing to the email address support@kiwaimpact.com

The right to demand correction of information
The registered person has the right to demand correction of incorrect information in the register. The repair request is made in writing to the email address support@kiwaimpact.com

Kiwa Impact Sovellus: Tietosuojaseloste

Kiwa Impact – Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä
Kiwa Impact Oy, PL 1000, 00581 Helsinki, p. 010 521 600, support@kiwaimpact.com
Tässä dokumentissa “Palveluntarjoaja”.

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Valtteri Partanen, PL 1000, 00581 Helsinki, p. 010 521 600, support@kiwaimpact.com

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Palveluntarjoajan toimesta rekisteriin merkitään ne tiedot, joita Palveluntarjoaja tarvitsee asiakkaistaan ja Kiwa Impact -palvelun käyttäjistä palvelun ylläpitoon ja kehittämiseen. Tietojen käyttöalueet ovat em. aiheisiin tarvittavat yhteydenotot ja ilmoitukset sekä postitukset (ml. asiakasviestintää palvelun päivityksiin liittyen).

Asiakas kirjaa palveluun kohdan ”Rekisterin tietosisältö” mukaisesti ne henkilötiedot, joita palvelun käyttöön tarvitaan. Kuvatun lisäksi asiakas voi kirjata palveluun muuta henkilötietoa sen mukaisesti mitä palvelua käyttäessään katsoo tarvitsevansa.

Rekisterin tietosisältö

Henkilötietojen tyyppi ja rekisteröityjen ryhmä(t) on määritelty seuraavasti:

1. Organisaatiokohtainen palvelun pääkäyttäjä (Rekisterinpitäjä: Palveluntarjoaja)
2. Palveluun asiakkaan toimesta luodut muut käyttäjät (Rekisterinpitäjä: asiakas. Tietojen käsittelijä: Palveluntarjoaja)
3. Palveluun asiakkaan toimesta kirjatut vastuuhenkilöt (Rekisterinpitäjä: asiakas. Tietojen käsittelijä: Palveluntarjoaja)

Palvelun käyttäjistä (ryhmät 1 ja 2) voidaan tallentaa

• Nimi
• Sähköpostiosoite
• IP-osoite
• Sijainti kaupungin tai kunnan tarkkuudella IP-osoitteen perusteella
• Käytetty selain ja käyttöjärjestelmä
• Kirjautumishetkien aikaleimat
• Palvelun tietosisältöön tehtyjen muutosten aikaleimat

Ryhmästä 3 voidaan tallentaa

• Nimi
• Sähköpostiosoite

Säännönmukaiset tietolähteet
Palveluntarjoaja saa tiedot rekisteröidyiltä itseltään.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Kaikkien rekisteröityjen tietojen osajoukkoja (käytännössä vain nimi) näytetään rekisteröidyille itselleen. Asiakasorganisaation pääkäyttäjät näkevät kaikki oman organisaationsa ja käyttäjien tiedot. Palveluntarjoajan pääkäyttäjät (esim. käyttötuki) näkevät kaikkien organisaatioiden kaikki tiedot.

Palveluntarjoajan asiakastyytyväisyyskyselyihin voi siirtyä asiakkaan pääkäyttäjän sähköpostiosoite.
Asiakkaiden pääkäyttäjien yhteystiedoista koostetaan tiedotustarpeisiin sähköpostien osoitelistauksia.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisteriin kerättyjä tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen ja tietojen säilytyksen periaatteet

Palveluun ei kirjata Palveluntarjoajan toimesta arkaluontoisia tai salassa pidettäviä henkilötietoja. Palvelun asiakas vastaa palvelussa omassa hallinnassaan olevien henkilötietojen osalta tietojen luokittelusta omien periaatteidensa mukaisesti.

Osoitelistaukset suojataan Palveluntarjoajan yleisten vastaavien tilapäisten henkilötietorekistereiden suojausperiaatteiden mukaisesti.
Palveluun pääsevät kirjautumaan vain sen rekisteröidyt käyttäjät antamalla henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan. Tietoihin ei ole pääsyä ulkopuolisilla eikä asiakkaan tai Palveluntarjoajan henkilöillä, joilla ei ole tunnuksia palveluun.

12 kk palvelusopimuksen päättymisen jälkeen Palveluntarjoaja anonymisoi tai poistaa kaikki sopimuksen piirissä olleet henkilötiedot, ellei lainsäädännössä edellytetä Palveluntarjoajaa säilyttämään henkilötiedot tai ellei Palveluntarjoajan oikeutettu etu edellytä tietojen säilyttämistä.

Mahdollisten häiriötilanteiden (ml. tietoturvahäiriöt) ratkaisemiseksi palveluun käyttöön liittyviä lokitietoja säilytetään vähintään 12 kuukautta.

Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa henkilörekisteriin tallennetut tietonsa. Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisesti sähköpostiosoitteeseen support@kiwaimpact.com

Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjausta. Korjauspyyntö tehdään kirjallisesti sähköpostiosoitteeseen support@kiwaimpact.com