Kun turvallisuusraportointi siirtyi Impactiin Construction Sciences huomasi nopeasti konkreettiset hyödyt kuten nopeampi reagointi, vähemmän riskejä ja tyytyväisempi henkilöstö.
Kiwa-yhtiön alla toimiva australialainen Construction Sciences otti käyttöönsä Kiwa Impact-raportointisovelluksen terveys- ja turvallisuusraportointiin. Järjestelmä otettiin käyttöön useissa Kiwa-maissa osana Kiwan globaalia kehityshanketta, jossa tavoitteena on yhtenäistää ja tehostaa turvallisuustiedon hallintaa kansainvälisesti.
Construction Sciences on maansa suurin rakennusmateriaalien testauspalveluiden tarjoaja. Se tukee siltojen, patojen, lentokenttien, kaivosten ja rautatieinfrastruktuurin suunnittelua ja rakentamista muun muassa rakennusmateriaalien testauksilla, geoteknisellä suunnittelulla, ympäristökonsultoinnilla ja erikoistestauksilla.
Turvallisuuspäällikkö Lucy Shaw kertoo, että globaalin projektin myötä Impact-järjestelmään täytetään kansainvälisesti yhteisiä lomakkeita, kuten tapaturmailmoituksia ja esihenkilöiden turvallisuustarkastuksia. Lisäksi käytössä on paikallisia lomakkeita, kuten ajoneuvojen käyttöönotto- ja tapaturmaraportteja, laitteiden käyttöönoton tarkistuslistoja sekä sisäisen auditoinnin lomakkeita.
Toisinaan myös Construction Sciensecin asiakkaat haluavat nähdä mitä turvallisuustoimenpiteitä heidän kohteissaan on tehty. Impact mahdollistaa asiakasraporttien toimittamisen kätevästi PDF:nä. Lisäksi poikkeaman sattuessa Impactin avulla siitä voidaan raportoida heti ja tiedottaa asiakasta ajantasaisesti.
Vaikka Impact on ollut käytössä vasta vajaan vuoden, Shawin mukaan sen hyödyt näkyvät jo nyt. ”Esimerkiksi esihenkilöt reagoivat asioihin nopeammin ja nyt voimme myös varmistaa, että asiat viedään loppuun asti. Uskomme, että tämä auttaa vähentämään riskejä ja vaaratilanteita jatkossa”, Shaw pohtii.
Shawin mukaan on hyödyllistä, että Impactin avulla voidaan myös tarkastella yksittäisiä kysymyksiä koko organisaation tai maan laajuisesti. ”Jos jokin riski huolestuttaa, voimme kohdistaa tarkastelun juuri siihen. Koska kaikki tieto on yhdessä paikassa selkeästi esitettynä, voimme tunnistaa nopeasti, jos jokin riski toistuu usein tai tietty asia kaipaa lisäohjeistusta”, Shaw kertoo.
Construction Sciences sai henkilöstön nopeasti mukaan raportointiin, sillä raportointia itsessään oli tehty jo pitkään: ensin paperivihkoihin ja myöhemmin toisessa sovelluksessa. Shawin mukaan huomattava etu
verrattuna aiempaan järjestelmään on se, että Impactin avulla esihenkilöiden on helpompi seurata ja käsitellä järjestelmään kirjattuja asioita.
Lisäksi Impactin joustavuus mahdollistaa sen, että lomakkeista voidaan tehdä todella tarkkoja, niin että ne mukautuvat vastausten mukaan. ”Esimerkiksi työn tyypin perusteella voidaan kysyä tarkempia tietoja juuri kyseisestä työstä, mikä on todella hyvä”, Shaw toteaa.
Impactin helppokäyttöisyys myös vauhditti sen käyttöönottoa ja omaksumista. Construction Sciences ei järjestänyt henkilöstölle juuri lainkaan koulutusta, koska sitä ei yksinkertaisesti tarvittu. ”Käytännössä pyysimme ihmisiä vain lataamaan sovelluksen ja kirjautumaan sisään. He oppivat itse, koska se on todella yksinkertainen ja helppokäyttöinen”, Shaw sanoo.
Vaikka Construction Sciencesilla Impact on jo laajassa käytössä, Shawin mukaan sen hyödyntämistä kehitetään jatkuvasti, myös työterveys- ja turvallisuusasioiden ulkopuolelle: ”Seuraavaksi se halutaan mukaan myös laadunhallintaan ja vastuullisuusraportointiin.”
Raportointia on myös kehitetty yhdessä henkilöstön kanssa pyytämällä palautetta siitä, mitä lomakkeissa pitäisi olla ja mitä ei. Palautteiden perusteella on poistettu tarpeettomia kysymyksiä, mikä taas on parantanut vastaamisen mielekkyyttä. Shawin mukaan henkilöstö käyttää Impactia mielellään, koska heitä osallistetaan lomakkeiden suunnitteluun, ja he ymmärtävät kysymyksien tärkeyden. ”He kokevat, että vastauksilla on merkitystä eikä lomakkeita täytellä vain muodon vuoksi.”
Shaw kokee saaneensa Suomen Kiwa Impact -tiimiltä nopeasti tukea ja neuvoja aina tarvittaessa. Hän kiittelee erityisesti sitä, että heidän taustansa haluttiin aidosti ymmärtää, jotta Impactin käyttö voitiin optimoida juuri heidän käyttöönsä parhaalla tavalla. Shawin mielestä parasta Impactissa on kuitenkin juuri helppous, jonka myötä suurimman osan asioista voi tehdä itse ilman jatkuvaa tukea.
Construction Sciencesin esimerkki osoittaa, miten digitaaliset työkalut voivat parantaa turvallisuutta, tehostaa toimintaa ja lisätä henkilöstön sitoutumista, kunhan ne ovat helppokäyttöisiä ja aidosti tarpeeseen kehitettyjä. Kiwa Impactin myötä Construction Sciencesin arjesta on tullut paitsi sujuvampaa ja turvallisempaa, myös aidosti osallistavaa, sillä jokaisen työntekijän panos näkyy ja vaikuttaa.