Mitä havainnot ovat ja miksi niitä tehdään?

Meidän kaikkien velvollisuus on ilmoittaa havaitsemistamme puutteista ja vaaroista. Tieto pienestäkin viasta tai kehitysmahdollisuudesta pienentää vakavamman tapahtuman syntymisen todennäköisyyttä.

Lähtökohtana on, että kaikki havainnot, jotka voivat aiheuttaa haittaa terveydelle tai toimintojen turvallisuudelle ovat turvallisuushavaintoja. Uhkaavia vaara- ja riskitekijöitä löytyy kaikista HSEQ-näkökulmista niin työturvallisuuden, tieto- ja toimitilaturvallisuuden, laadun, ympäristön kuin liiketoiminnan jatkuvuudenhallinnankin näkökulmasta.

Valtteri Partanen, tuotepäällikkö Impact by Kiwa

Kaikki havainnot, jotka voivat aiheuttaa haittaa terveydelle tai toimintojen turvallisuudelle ovat turvallisuushavaintoja.”
Valtteri Partanen, tuotepäällikkö Impact by Kiwa

Turvallisuushavaintoja on erilaisia

Työturvallisuuden havaintoja ovat esimerkiksi kulkuteihin ja liikkumiseen liittyvät vaaratekijät, työlupien, koneiden tai laitteiden puutteet ja viat, suojavarusteiden käyttö tai turvaton toiminta. Toimistossa työtilojen sotkuisuus ja turvallista kulkemista haittaavat rakennelmat voivat muodostaa riskin turvalliselle poistumiselle palotilanteissa ja altistaa loukkaantumisille.

Vastaavasti ympäristöturvallisuus ja laatuhavainnot voivat liittyä esimerkiksi tuotteen tai toiminnan laadun eri vaiheisiin, kemikaalien siirtoon, käyttöön ja varastointiin, suojavälineiden kuntoon ja menetelmiin, kemikaalien riskinarviointien ajantasaisuuteen tai vaikkapa ohjeistuksien olemassaoloon.

Toimitilaturvallisuuden näkökulmasta toimipisteiden toimimattomat ovet ja ovipumput tai hälytyslaitteiden vääränlainen käyttö ovat riskitekijöitä ja siten turvallisuushavaintoja.

Tietoturvallisuuden osalta turvallisuushavaintoja ovat häiriötöntä toimintaa ja tiedon turvallista käsittelyä uhkaavien tekijöiden havainnointi, kuten esim. edistyneet tietojenkalastelu-/ huijausyritykset ja luottamuksellisten aineistojen säilytys tiloissa, joihin on vierailijoilla tai ulkopuolisilla pääsy (kokoustilat, aulat).

Rikosturvallisuuden osalta esim. työasemien ja muiden työvälineiden varkaustapaukset ovat myös turvallisuuteen liittyviä havaintoja.

Havainnoimalla voidaan katkaista ei-toivottujen tapahtumien ketju

Jokaisen tapaturman/vakavan tapahtuman taustalla on aina sarja pienempiä vahinkotapauksia, läheltä piti -tilanteita, huonosti hoidettuja asioita, ongelmakohtia, virheitä ja huonoja käytäntöjä. Kiinnittämällä huomioita juuri näihin juurikohtiin, pienennetään vakavamman tapahtuman syntymistä. Tapaturmien ja muiden ei-toivottujen tapahtumien syntyminen voidaan aina estää, kun puutteet ja ongelmat poistetaan havaintoja tekemällä. Työpaikoilla havaintoja tehdään, jotta niistä myös voitaisiin ottaa opiksi sekä johtaa turvallisuutta (kts. tapaturmapyramidi).

Työpaikoilla havaintojen tekeminen onkin yksi turvallisuusjohtamisen tunnetuimmista mittareista. Havaintojen tekemiselle asetetaan usein henkilö- tai tiimikohtaiset tavoitteet, joiden tarkoituksena on kannustaa kaikkia tekemään havaintoja omasta työympäristöstään. Havaintojen tekemisen taustalla myös käytössä olevat järjestelmät kehittyvät. Havaintoja tehdään paljon sähköisesti puhelimella tai tietokoneella, joka on paperisen havainnon tekemiseen verrattuna näppärää ja nopeaa. Mobiililaitteet mahdollistavat esimerkiksi kuvien ja videoiden liittämisen sekä helpon puhumalla raportoinnin.

Olennaista on kuitenkin se, että havaintoja tehdään, käsitellään, niistä tiedotetaan ja niistä otetaan opiksi. Havaintojen käsittelyn pitää olla läpinäkyvää ja sen pohjalta tehtyjen korjaavien toimenpiteiden perusteltuja. Havaintojen ilmoittaminen on kaikkien vastuulla, jotta jokainen työntekijä pääsisi terveenä ja turvallisesti kotiin. Turvallisuushavaintoprosessi voi olla alla olevan kuvan kaltainen:

Esimerkki turvallisuushavaintoprosessista

Havaintoja on myös positiivisia

Usein turvallisuushavainnot mielletään negatiivisiksi, mutta havainto voi olla myös positiivinen. Positiivisten turvallisuushavaintojen avulla voidaan jakaa tietoa esimerkiksi turvallisuutta edistävistä tekijöistä, jolloin hyväksi todettu käytäntö ja opit jakautuvat muillekin. Työpaikoilla voidaan esimerkiksi palkita tai huomioida erilaisin tavoin havaintojen tekijöitä, kuten järjestämällä kilpailu liittyen positiivisten havaintojen tekemiseen. Positiiviset havaintoilmoitukset parantavat työilmapiiriä, vahvistavat yhteishenkeä ja lisäävät psykologista työturvallisuutta. Niitä voi tehdä missä tahansa työpaikassa ja kaikilla aloilla. Tässä yksi esimerkki positiivisesta havainnosta:

Impact by Kiwa -sovellus: esimerkki positiivisesta havainnosta

Kirjoittaja:

Valtteri Partanen, tuotepäällikkö
Impact by Kiwa